Diventare segretaria amministrativa può essere un’ottima opportunità lavorativa. Infatti, in diversi uffici, aziende, laboratori ecc…è necessario avere una o più figure che si occupino di amministrare l’attività e di supportare, nel caso, anche il datore di lavoro oppure colui che si occupa della direzione di determinati rami aziendali.
Ma come si diventa segretarie o segretari amministrativi? Lo scopriamo insieme in questa guida.
La figura professionale della segretaria
La segretaria amministrativa si occupa di coordinare tutte le principali attività che implicano l’amministrazione dell’organizzazione. Questa professionista si occupa di redigere documenti, controllare la contabilità, mettere in atto le decisioni dirigenziali. Inoltre, collabora con vari uffici al fine di favorire la comunicazione interna nell’assetto aziendale.
In poche parole, è un perno fondamentale per riuscire a organizzare l’agenda delle attività, incontri, scadenze, appuntamenti e gestisce le varie risorse e spese. Ecco perché in ogni azienda piccola o grande che sia oggi è necessario avere una o più segretarie amministrative.
Segreteria amministrativa: le mansioni
La segretaria amministrativa ha delle mansioni specifiche nel dettaglio tra le attività che svolge più spesso ci sono quelle di supporto alla dirigenza oppure al capo di un ufficio, al libero professionista o al direttore.
Il segretario o la segretaria amministrativa nel dettaglio svolge mansioni quali:
- Invio, ricezione e risposta alle e-mail
- Controllo dei bilanci
- Mantenimento della contabilità
- Verifica della messa in atto di specifiche attività operative aziendali
- Registrazione di delibere, creazione di relazioni o verbali
- Gestione dei rapporti con le persone all’interno dell’azienda o con clienti esterni
- Gestione dei documenti per la pubblicazione e gestione dei bandi di concorso, richieste di finanziamento, gare
- Supporto all’ufficio del personale e coordinamento degli aspetti amministrativi dell’assunzione
- Organizzazione dell’agenda delle attività.
Quali competenze deve avere la segreteria amministrativa
Una segretaria amministrativa deve avere della hard e delle soft skills che gli permettano di seguire tutte o alcune delle attività che abbiamo sopra illustrato. Tra le competenze che deve avere una segretaria amministrativa, nel campo delle hard skill, ci sono:
- Gestione della contabilità generale e fiscale
- Lettura e creazione di documenti contabili
- Uso del pacchetto Office, con particolare attenzione all’uso di Excel
- Conoscenza della lingua inglese
- Conoscenze in materia di protezione della privacy
- Conoscenze base di economia aziendale
Queste sono alcune delle competenze che permettono di svolgere attività amministrative in modo ottimale. Tra le soft skills richieste invece ci sono:
- Abilità di comunicazione sia scritta sia orale
- Organizzazione, coordinazione, pianificazione delle attività
- Affidabilità e discrezione
- Precisione e puntualità
- Problem solving
- Flessibilità
Miglior corso di segretaria amministrativa
Un corso professionale per diventare segretaria amministrativo deve essere organizzato da una scuola seria che sia in grado di creare una figura che possa svolgere al meglio il lavoro e sia in grado di avere tutte le risorse per riuscire a relazionarsi e confrontarsi con gli altri, sia con i clienti sia con banche, fornitori ed enti.
Al termine del corso di segretaria amministrativa si avranno tutte le competenze, hard skill e soft skill che possono creare una figura completa e in grado di svolgere le principali mansioni che serviranno a supportare un’azienda.
Non solo un buon percorso (come questo corso dedicato alla figura di segretaria amministrativa) permette di avere delle competenze amministrative, contabili, registrazioni, partita doppia, conoscenza delle normative e comportamenti dedicati a tutelare la privacy e i dati sensibili.
Infine, il corso deve dare un diploma di specializzazione e tutte le certificazioni necessarie per dimostrare quanto appreso.
Quali sono gli sbocchi lavorativi?
Una volta completato il corso di segretaria amministrativa e d’azienda si potranno subito constatare i diversi sbocchi lavorativi offerti da quest’attività. Nel dettaglio con il giusto corso di segretaria di azienda sarà possibile trovare impiego presso: uffici aziendali, studi professionali, agenzie assicuratrici, agenzie di intermediazione o immobiliari, aziende di servizi, aziende di produzione, back office e realtà dove viene richiesta una segretaria aziendale.
Conclusioni
In conclusione, se si vuole lavorare in ufficio diventando una figura fondamentale all’interno di un’azienda oppure a supporto di professionisti del settore, la soluzione migliore è quella di fare un corso mirato che permetta più facilmente di trovare un impiego.