Nel corso degli ultimi anni anche nel nostro Paese è stato registrato un notevole incremento dell’utilizzo dei sistemi cloud all’interno delle aziende. Le percentuali sono in netto aumento e mostrano come l’archiviazione dei documenti e dei dati in una piattaforma disponibile in rete sia un sistema al quale sono in tanti a rivolgersi, per i numerosi vantaggi che mette a disposizione. Sicuramente uno dei principi fondamentali da tenere in considerazione riguarda la sicurezza dei dati che vengono archiviati, che è più alta nel caso del cloud. Ma gli aspetti positivi di rivolgersi all’archiviazione in cloud sono davvero tanti.
Che cos’è il cloud
Quello di cui parliamo, nel momento in cui ci riferiamo all’archiviazione sulla nuvola dei documenti e delle informazioni in azienda, è proprio il cloud computing. Utilizzare un software di protocollazione in cloud, che permetta anche di compiere delle attività di archiviazione e di assegnazione, è una pratica che dovrebbe essere tenuta in considerazione da tutte le aziende che vogliono ottimizzare i processi produttivi.
Utilizzare il cloud è davvero molto comodo, anche perché si usa questo strumento in molte occasioni nella vita quotidiana. L’archiviazione dei file è soltanto un esempio, perché il cloud si può usare anche per gestire la posta elettronica o i contenuti multimediali attraverso la rete.
Diverse grandi aziende, come Google, utilizzano e mettono a disposizione questi strumenti per la gestione e l’archiviazione dei documenti e dei dati, anche per le aziende. Con il cloud i dati vengono elaborati e raccolti all’interno di una macchina esterna, chiamata server cloud, che opera proprio da remoto, evitando di rallentare il device che si utilizza in un determinato momento.
Gli obiettivi consistono nella possibilità di usufruire di tanti vantaggi. Vediamo di quali si tratta.
Il fattore della sicurezza
Un software per la protocollazione e l’archiviazione dei documenti è un ottimo sistema per usufruire innanzitutto di una grande sicurezza nella gestione dei dati. Chi deve gestire un insieme di dati e documenti sensibili nell’azienda sa bene che deve sempre essere garantita la riservatezza di queste informazioni.
La gestione in cloud dei documenti è protetta da possibili attacchi provenienti dall’esterno, come il controllo degli utenti che possono effettuare l’accesso o appositi sistemi di crittografia.
L’accesso in qualsiasi momento anche in mobilità
Un sistema di archiviazione in cloud consente di usufruire del pieno controllo sulle stesse informazioni che vengono conservate sulla piattaforma. Queste informazioni possono essere rese disponibili al personale dell’azienda, che può accedere in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo si trovi, utilizzando gli appositi device aziendali.
Parlando della semplicità di accesso, non possiamo non fare riferimento anche all’accesso da qualsiasi dispositivo, anche da mobile. Uno degli aspetti positivi del cloud è proprio quello di consentire l’accesso da parte dei dipendenti dell’azienda anche da dispositivi in mobilità.
I dati presenti nel cloud si trovano all’interno di una piattaforma che può essere consultata ovunque e in qualsiasi momento della giornata, rendendo la vita più semplice anche a coloro che sono costretti a spostarsi per lavoro di frequente.
Una strategia che punta sull’ottimizzazione
Tutto questo permette di lavorare con una strategia ben precisa, integrando la gestione dei documenti nei processi di produzione dell’azienda e ottimizzando le varie fasi di lavoro tra i vari reparti. I collaboratori potranno agire in maniera efficace, con una grande semplicità, rendendo più facile anche il rapporto con coloro che si occupano ad esempio delle vendite.
Ci si può concentrare, quindi, su alcuni aspetti della produttività che in passato venivano trascurati, con l’obiettivo di aumentare il business di riferimento.
Il cloud, per la protocollazione e l’archiviazione dei documenti, è un’ottima soluzione anche per coloro che hanno la necessità di compiere un’attività nella quale è richiesta la gestione di una quantità molto grande di informazioni e di documenti.